سخنرانی و صحبت در جلسات اداری

نحوه سخنرانی و صحبت در جلسات اداری می تواند تاثیر بسیار زیادی در زندگی حرفه ای ما داشته باشد. شرکت فعالانه در جلسات اداری می تواند نقطه عطفی در مسیر پیشرفت شغلی و کاری باشد. اولین و مهمترین اصل برای موفقیت در هر جلسه اینست که اصول صحبت کردن و ارائه گزارش در جلسات کاری را بدانیم. در ادامه مقاله با ما باشید تا تعدادی از این نکات را با هم مرور کنیم.

جلسه چیست؟

جلسه را می توان یک دورهمی سه نفره یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدفهای مشترک هستند و برای رسیدن به آن اهداف مشترک با یکدیگر همکاری و گفتگو می کنند. جلسات وقتی ثمر بخش هستند که اهداف جلسه در حداقل زمان ممکن محقق شوند. جلسات کاری یا اداری جلساتی که در محیط کار مانند اداره، شرکت و سازمان تشکیل می شوند و بسته به کارکرد و هدفی که دارند به انواع مختلفی تقسیم می شوند. جلسه چه وقت ثمر بخش است؟

هر جلسه هنگامی ثمر بخش است که به یکی از 2 هدف زیر منتهی شود.

• دستیابی به اهداف جلسه در حداقل زمان
• اقناع و ارضاء حضار

انواع جلسات اداری (کاری)

معمولا جلسات اداری و کاری که در سازمانها و یا شرکتها تشکیل می شوند به یکی از دو دسته زیر تقسیم می شوند:

جلسات اطلاع رسانی: 

جهت ارائه و به روز رسانی اطلاعات جدیدتر و بحث و بررسی در مورد پیشنهادها، ایده ها و نظرات

جلسات تصمیم گیری: 

جهت تعیین هدف و خط مشی یک سازمان و حل یک مشکل

ضرورت خوب صحبت کردن در جلسات اداری:

نحوه صحبت کردن شما در جلسات اداری می تواند تاثیر بسیار زیادی در زندگی حرفه ای شما داشته باشد. اظهار نظر و صحبت کردن در جلسات اداری نشان دهنده علاقه مندی شما به موضوع جلسه است و به مدیران این پیام را می رساند که برای شما، مباحث مطرح شده، موضوع و در نهایت دستیابی به اهداف جلسه مهم است. البته اظهار نظر در جلسات اداری نباید آنقدر زیاد باشد که همکارانتان احساس کنند شما فردی پرحرف  و زیاده گو هستید. در جلسات کاری باید به اندازه و در زمان مناسب، اطلاعات و گزارش مناسب و صحیح را ارائه کرد. 

اگر به دنبال تکنیک هایی عالی برای مواجه با چالشهای سخنرانی اداری هستید محصول مدیریت چالش ها در جلسات کاری را بررسی بفرمایید.

سخنرانی هایی که در جلسات اداری جهت ارائه گزارش و به روز رسانی اطلاعات و بحث و بررسی مطرح می شوند به عنوان سخنرانی های توجیهی و اطلاع رسانی شناخته می شوند. این نحوه سخنرانی و ارائه گزارش در جلسات برای آینده شغلی و کاری بسیار مهم است. بنابراین در زمان ارائه ی چنین سخنرانی هایی باید کاملا آماده بوده و با تسلط و مؤثر عمل کنید.

انواع صحبت در جلسات اداری:

الف) خواندن متن سخنرانی از روی نوشته

گاهی اوقات بنا به دلائلی ما مجبور به خواندن سخنرانی از روی نوشته هستیم. این روش سخنرانی در موارد خاصی استفاده شده و خیلی توصیه نمی شود. سخنرانی های بسیار رسمی و مدون که تک تک کلمات آن بار حقوقی دارد، سخنرانی در اجلاسهای بین المللی، خواندن بیانیه های سیاسی یک گروه خاص، نوشته شدن محتوای سخنرانی توسط دیگران، بی تجربه بودن سخنران و نداشتن اعتماد به نفس کافی و از همه مهمتر عدم تسلط به متن و نداشتن تمرین و آمادگی کافی باعث می شوند تا ما یک سخنرانی را از روی متن اجرا کنیم.

مزایای خواندن سخنرانی از روی متن:

• اشتباه نمی کنید.
• متن را فراموش نمی کنید.
• نگران مدیریت زمان نیستید.

معایب خواندن سخنرانی از روی متن:

• چشمان شما اغلب روی متن کاغذ است. بنابراین مجالی برای ارتباط چشمی با مخاطبان نمی ماند و امکان دیدن بازخوردها و حالات مخاطبان نسبت به سخنرانی خود را ندارید.
• معمولا وقتی سخنرانی از روی متن انجام می شود صدا ضعیف و یکنواخت بوده و لحن و قدرت ثابتی دارد. همین امر باعث می شود که مخاطب احساس خستگی کند.
• در سخنرانی از روی متن، شما محدود به دامنه مشخصی از کلمات هستید و نمی توانید در صورت نیاز از کلمات و عبارات دیگر برای افزایش تاثیرگذاری بر مخاطب استفاده کنید.

ب) استفاده از یادداشت و اسلاید –سخنرانی محاوره ای تر میشود

هر سخنران بنا به کمیت و کیفیت سخنرانی، میزان اعتماد به نفس، تسلط خود به موضوع و سطح جلسه می‌تواند از روش ارائه سخنرانی با استفاده از یادداشت و اسلاید استفاده کند. برای این کار باید متن سخنرانی به صورت کامل (خط به خط) تهیه و تنظیم شده و سپس بر اساس آن اقدام به نت برداری جهت تهیه یادداشت و اسلاید کرد.

• استفاده از یادداشت یا دست نوشته

دست نوشته ها انواع مختلفی دارند که عبارتند از نقشه ذهنی، نمودار درختی و نوشتن رئوس مطالب بصورت نکته که در مقالات آینده بطور کامل در مورد آنها صحبت می کنیم.

• استفاده از اسلاید و نرم افزارهای ارائه

هنگامی که میخواهید حجم زیادی از اطلاعات را به مخاطبین ارائه داده و ارائه خود را از حالت کسالت آور و خسته کننده بودن دربیاورید، می توانید از اسلایدهای کامپیوتری ( پاورپوینت ) استفاده کنید. در این روش شما از تصویر، صدا، ویدیو و المانهای متحرک استفاده می کنید. در نتیجه سخنرانی بسیار جذاب تر شده و مخاطب را بیشتر به خود جذب می کند. ارائه با پاورپوینت هم باید حتماً در دل خود داستانی منطقی داشته باشد. نرم افزار پاورپوینت معروفترین نرم افزار ارائه و پرزنتیشن حال حاضر دنیاست. نرم افزارهای دیگری مانند پرزی و فوکاسکی نیز برای اسلاید سازی استفاده می شوند.

یک ارائه‌ خوب همچون یک متن ادبی باید دارای مقدمه،‌ میانه و نتیجه گیری باشد. در بخش مقدمه معمولا به مخاطب خود می گویید که قرار است در چه مورد با او صحبت کنید، در بخش میانه، صحبت های اصلی که حدود 80 درصد از وقت را به خود اختصاص می دهد بیان می شود و سپس در بخش پایانی، گفته های خود را جمع بندی و نتیجه گیری می کنید.

نکاتی که باید در هنگام ارائه با پاورپوینت در جلسات اداری رعایت کنیم:

• ممکن است فونتهایی که ما در فایل پاورپوینت خود استفاده کرده ایم در کامپیوتر مقصد وجود نداشته باشد به همین دلیل بهتر است فونتها های استفاده شده را بر بروی فلش کپی کرده و همراه خود داشته باشیم.
• در صورت امکان یک پرزنتر همراه خود داشته باشیم تا بتوانیم اسلایدها را به خوبی نمایش دهیم.
• قبل از شروع جلسه حتما فایل پاورپوینت را برروی کامپیوتر سالن تست کنیم و از اجرای صحیح آن مطمئن شویم.
• بهتر است جایی بنشینیم که به صفحه نمایش مسلط باشیم.

ج) بدون یادداشت و از حفظ- کاملا محاوره ای

 این روش بیشتر توسط سخنرانان حرفه ای و با تجربه استفاده شده و بیشترین تاثیرگذاری را بر مخاطب دارد. در این شیوه ارائه شخص باید تسلط کامل به محتوا داشته و از اعتماد به نفس بالایی برخوردار باشد. 

از کدامیک از روشهای بالا باید استفاده کنیم؟

اینکه از کدامیک از روشهای بالا برای ارائه سخنرانی اداری استفاده کنیم به عواملی بستگی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:

الف-سطح جلسه

ب-میزان تسلط و شناخت از موضوعات جلسه

ج-میزان پیچیدگی موضوع

ه- میزان توانمندی شما در انتقال اطلاعات

د- بار حقوقی و ریسک بالا در صورت اشتباه در صحبت کردن

در مقالات بعدی توضیحات بیشتری در این خصوص ارائه خواهد شد.

برای دیدن ویدیوهای آموزشی بیشتر از کانال آپارات ما بازدید کنید.