چالش‌های فن بیان در جلسات کاری و نحوه برطرف کردن آن‌ها
توانایی صحبت کردن موثر در محیط های کاری، یکی از مهارت‌هایی است که می‌تواند تاثیر بسزایی در موفقیت حرفه‌ای افراد داشته باشد. با این حال، بسیاری از افراد با مشکلاتی مانند استرس هنگام صحبت، نبود اعتماد به نفس و یا دشواری در انتقال پیام مواجه هستند. هدف این مقاله، بررسی دقیق این چالشها و ارائه راهکارهای کاربردی برای بهبود مهارت فن بیان در جلسات کاری است. این راهکارها با توجه به تجربیات واقعی و عملی تهیه و تدوین شده‌اند تا بتوانند به شما کمک کنند در جلسات کاری بهتر صحبت کرده و اظهار نظر کنید.
چالش‌های رایج فن بیان در جلسات کاری
اضطراب و استرس هنگام صحبت در جمع
یکی از رایج‌ترین چالش‌های فن بیان در جلسات کاری، اضطراب و استرس هنگام صحبت در جمع است. بسیاری از افراد، به‌خصوص در جلساتی با مخاطبان متعدد یا مقام‌های بالاتر، از ترس قضاوت شدن دچار لرزش صدا یا فراموشی مطالب می‌شوند. این احساس می‌تواند حتی افرادی که اطلاعات کافی و تسلط لازم دارند را نیز تحت تاثیر قرار دهد.
همچنین بخوانید: ترس از صحبت در جمع یا Glossophobia چیست؟
مثلا در جلسات ماهانه ارائه عملکرد با حضور مدیر کل سازمان یا مدیرعامل شرکت، داشتن اضطراب و استرس ممکن است باعث عدم تمرکز و فراموشی نکات کلیدی شود. برای برطرف کردن این مشکل، آمادگی قبلی بسیار اهمیت دارد. مرور دقیق مطالب، تهیه لیستی از نکات کلیدی، انجام تمرینات تنفسی عمیق و شبیه‌سازی جلسه می‌تواند به کاهش استرس کمک کند.
نبود ساختار مشخص در مطالب ارائه شده
مشکل دیگر، عدم ساختاردهی مناسب به صحبت‌ها است. بسیاری از افراد هنگام ارائه مطالب در جلسات، به دلیل نداشتن ساختار مشخص، صحبت‌هایشان نامنظم و پراکنده به نظر می‌رسد. این مشکل باعث می‌شود مخاطبان به راحتی ارتباط خود را با گوینده از دست بدهند.
مطالعه مقاله سخنرانی و صحبت در جلسات اداری را به شما پیشنهاد می کنیم.
برای حل این مشکل مطالب خود را دسته بندی کنید به نحوی که ارتباط محتوایی با هم داشته باشند و از مدل‌های ساختاری مانند “مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری” یا “مقدمه، مسئله، راهکار و نتیجه گیری” و … استفاده کنید. بهره گیری از ابزارهای کمکی برای ارائه مطلب مانند پاورپوینت هم می تواند کمک کننده باشد.
ناتوانی در جلب توجه مخاطبان
عدم توانایی در جلب توجه مخاطبان نیز یکی از مشکلات اساسی فن بیان در جلسات کاری است. هرقدر پیام شما مهم باشد، اگر نتوانید توجه مخاطبان را جلب کنید، ارائه شما بی‌اثر خواهد بود. Monotone بودن صدا یا نداشتن تعامل با مخاطب از جمله دلایل اصلی این مشکل است.
به عنوان مثال تصور کنید در یک جلسه یکنفر ده دقیقه با یک لحن و تن صدا و بی وقفه در مورد موضوعی صحبت کند. یا اسلایدهایی پر از متن و نکته نمایش دهد. شما در چنین جلسه ای احتمالا با تلفن همراه، خود را مشغول می کنید. تغییر لحن صدا، طرح سوال‌های مرتبط با موضوع و استفاده از تجربیات، روایتها و مثال‌های واقعی می‌تواند به جلب توجه مخاطبان کمک کند.
مواجهه با سوالات چالش‌برانگیز حضار
در بسیاری از جلسات کاری، ممکن است با سوالاتی مواجه شوید که پاسخ دادن به آن‌ها دشوار است. عدم توانایی در پاسخ مناسب می‌تواند اعتبار شما را تحت تاثیر قرار دهد. سوالات غیرمنتظره یا پیچیده می‌توانند هر کسی را در جلسه غافلگیر کنند.
در یکی از جلسات شورای برنامه ریزی و بودجه، مدیر دستگاه پرسید میزان تخصیص پر.ژه X چقدر است؟ کارشناس مربوطه به دلیل عدم آمادگی کافی، نتوانست پاسخ قانع‌کننده‌ای ارائه دهد. برای مواجهه با این نوع چالش ها، پیش‌بینی سوالات احتمالی و آماده کردن پاسخ‌های مناسب ضروری است. همچنین، اگر نیاز به زمان بیشتری برای پاسخ دارید، می‌توانید از عباراتی مانند “اجازه بدهید بررسی کنم و پاسخ رو خدمت شما اعلام می کنم” استفاده کنید.
سوالات چالشی در جلسات از مهمترین دغدغه های هر شرکت کننده است. مثلا: اگر رئیس جلسه با یک سوال من را به چالش بکشه چیکار کنم؟ یا اگر سوالی پرسیده بشه که پاسخ اون رو ندونم و … .محصول مدیریت چالشها در جلسات کاری بهترین راهکارها رو به شما ارائه میده.
نکات تکمیلی برای بهبود فن بیان در جلسات کاری
برای بهبود فن بیان در جلسات کاری، مطالعه کتاب‌ها و منابع آموزشی مرتبط با فن بیان و مذاکره بسیار مفید و کمک کننده است. یادگیری نحوه بر قراری ارتباط چشمی موثر با مخاطبان در طول صحبت می تواند تاثیر زیادی در جلب توجه مخاطب داشته باشد. استفاده صحیح از دستها، یادگیری نحوه صحیح نشستن و حالت چهره (لبخند و اخم) نیز در برقراری ارتباط مناسب بسیار موثر است. در نهایت شرکت در دوره های آموزش فن بیان و سخنرانی می تواند مهارتهای شما را به شکل چشم گیری تقویت کند.
